Pemeliharaan Dan Perawatan
Arsip
Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar
memelihara fisik arsip, tapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang
terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti
memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan
lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.
Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.
Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.
Pengertian
Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar
terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan
hilangnya arsip.
Perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi
arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar
informasinya tetap terpelihara.
Pemeliharaan
Pemeliharaan lingkungan
Faktor-faktor
yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain:
·
Petugas arsip harus:
Jujur dan dapat
menyimpan rahasia
Disiplin
Terampil dan
cekatan
Terdidik dan
terlatih
Rapi dan bersih.
·
Depo arsip
Ruang tempat
penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang.
Menggunakan
bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan
dinding/lantai tidak lembab.
Lokasi bangunan
berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.
Temperatur suhu
dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
·
Peralatan
Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari gambar
yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah ditentukan.
Pemeliharaan
Arsip Dari Faktor Perusak
Kebanyakan
atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita
ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubur kayu yang rentan dimakan oleh
rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Selain itu
kertas juga merupakan benda yang mudah terbakar, mudah basah jika terkena air,
dan mudah lapuk dan sobek jika disimpan dalam udara yang lembab. Berbagai jenis
arsip dapat dilihat pada artikel
Oleh
karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat
kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan. Kerusakan arsip
dapat disebabkan oleh hal-hal berikut ini:
·
Faktor biologis
Faktor
biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga.
Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip oleh jamur dan
serangga.
-
Jamur
Penyebab
tumbuhnya jamur adalah bakteri
Jamur
tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
Kertas
menjadi cokelat, kuning dan berbintik
Perekat
kertas menjadi rusak
Kertas
menjadi lengket antara satu dengan lainnya
- Serangga
Serangga
sering ditemukan pada tempat yang gelap
Membuat
sarang pada tumpukan arsip
Merusak
jilid dan buku
Merusak
kertas, foto dan label
Jenis
serangga seperti rayap, ngengat
·
Faktor Fisik
Cahaya
Panas
Air
·
Faktor Kimiawi
Zat
kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat
menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon
monoksida).
Kertas
yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph
semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.
·
Faktor Bencana
Bencana
alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus,
dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu,
kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar