PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP

Pemeliharaan Dan Perawatan Arsip

              

Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar memelihara fisik arsip, tapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.
Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.
Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

Pengertian

Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.

Perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Pemeliharaan

Pemeliharaan lingkungan

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain:

·         Petugas arsip harus:

Jujur dan dapat menyimpan rahasia

Disiplin

Terampil dan cekatan

Terdidik dan terlatih

Rapi dan bersih.

·         Depo arsip

Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang.

Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.

Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.

Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.

·         Peralatan

Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah ditentukan.

Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak

Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubur kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Selain itu kertas juga merupakan benda yang mudah terbakar, mudah basah jika terkena air, dan mudah lapuk dan sobek jika disimpan dalam udara yang lembab. Berbagai jenis arsip dapat dilihat pada artikel

Jenis-Jenis Arsip.

Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh hal-hal berikut ini:

·         Faktor biologis

Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga. Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip oleh jamur dan serangga.

 - Jamur

Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri

Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap

Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik

Perekat kertas menjadi rusak

Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya

   - Serangga

Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap

Membuat sarang pada tumpukan arsip

Merusak jilid dan buku

Merusak kertas, foto dan label

Jenis serangga seperti rayap, ngengat

·         Faktor Fisik

Cahaya

Panas

Air

·         Faktor Kimiawi

Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).

Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.

·         Faktor Bencana

Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.